Tempo: oportunidade que não volta.

A organização do tempo é fundamental para o alcance dos objetivos de médio e longo prazo. Saber delegar, dividir metas em tarefas, definir prioridades, abstrair-se a fim de resolver os problemas de forma mais madura e trabalhar em equipe, são fatores fundamentais para qualquer profissional competente.

É importante saber que nem sempre seremos capazes de realizar tudo que aquilo que se quer. Por isso devem-se definir as prioridades evitando o desperdício do tempo em tarefas que não estejam diretamente ligadas ao objetivo principal.

As seguintes diretrizes poderão ajudá-lo a evitar cair nessa armadilha:

• Saiba identificar suas responsabilidades-chave e concentre sua atenção em suas metas e tarefas de alta prioridade.
• Peça feedback de seu chefe e de seus subordinados diretos.
• Aprenda a delegar.
• Evite empenhar-se em alcançar de uma só vez metas de baixa prioridade; elas têm valor limitado e são de pouca importância.
• Resista à tentação de se adiantar e assumir as tarefas que outras pessoas deveriam concluir ou que não foram feitas de acordo com seus padrões.
• Não presuma que todas as coisas têm de ser feitas.

O primeiro passo no processo de gerenciamento é desmembrar o tempo em tarefas exeqüíveis. Não adianta planejar se a tarefa não puder ser executada no tempo reservado a ela. As atividades devem ser arrumadas em ordem seqüencial. Depois, basta estimar qual o tempo necessário a execução de cada uma. Se for uma atividade nova, peça feedback a seus colegas e/ou superior para ter uma idéia de quanto tempo você precisará pára concluí-la. Trabalhe com uma margem de segurança de 10% a 20% em relação as suas estimativas. Esse tempo será reservado para possíveis imprevistos.

Controlando os desperdiçadores de tempo

O que é um desperdiçador de tempo?

Um desperdiçador de tempo é qualquer coisa que o impede de fazer as coisas que têm mais valor e que são mais importantes para você. Os desperdiçadores de tempo diferem de pessoa para pessoa. Para alguns, um bate-papo com um colega pode ser um desperdiçador de tempo, ao passo que para outros um bate-papo é apenas uma oportunidade de lidar com o estresse do dia-a-dia.

Identifique quais são os seus desperdiçadores de tempo e, a partir daí, desenvolva as estratégias para lidar com eles. Por exemplo, em vez de cuidar pessoalmente de determinadas emergências, determine os procedimentos para que outras pessoas possam cuidar delas da próxima vez que ocorrerem.

Para cada desperdiçador de tempo que identificar, faça um brainstorming das estratégias que se adaptam ao seu estilo pessoal. Quer dizer, não se comprometa a gastar 10 minutos em cada telefonema, quando, no seu caso, você prefere fazer um contato pessoal, num ambiente mais relaxado. Em vez disso, gaste suas energias organizando suas idéias antes de começar a dar os telefonemas, de modo que você possa cobrir tudo aquilo que tem a dizer em um único telefonema.

Experimente as estratégias que desenvolveu e mantenha apenas aquelas que demonstram ser eficazes. Ao mesmo tempo, comunique a seus colegas e subordinados diretos que está se esforçando para controlar os desperdiçadores de tempo. Consiga o apoio deles e peça feedback. Entretanto, lembre-se de que apenas você pode determinar se seu tempo está sendo usado de modo sábio.

Apresentamos abaixo alguns dos desperdiçadores de tempo mais comuns:

• * interrupções
• * visitas inesperadas
• * telefonemas
• * lidar com a papelada
• * procrastinação
• * reuniões
• * viagens

Todas as pessoas têm o mesmo tempo para realizar suas tarefas: 24 horas por dia, 168 horas semanais, 720 horas mensais. A diferença entre aqueles que conseguem atingir suas metas e os que não conseguem está na disciplina. Lembre-se que o tempo não é apenas dinheiro, é oportunidade. E mesmo com todo seu esforço ele não espera e não volta. Portanto, aproveite-o da melhor forma.
Fonte
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Harvard Management/ Universidade Cooporativa Caixa. Gerenciando seu tempo – 2008